ГС «Укргрибпром» отримало повідомлення від Спілки підприємців малих, середніх і приватизованих підприємств України про наступне.
Трудове законодавство поширюється на всіх роботодавців, тому ФОП зобов’язаний вести кадрову документацію, пов’язану з оформленням трудових відносин із найманими працівниками.
Оскільки підприємці ведуть спрощений облік, то під кадровою документацією для них розуміються:
– особисті картки працівників із таким переліком копій документів: паспорт, диплом про освіту з додатком, ідентифікаційний код, посвідчення про наявність пільг (ветерани війни, чорнобильці, інваліди), свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування, фото (3×4), свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження дитини (до 15 років), медична книжка (в разі необхідності);
– накази та заяви на прийняття на роботу і звільнення, переміщення, переведення, відпустки, додаткові відпустки, відпустки без збереження заробітної плати, відрядження, преміювання, дисциплінарні стягнення тощо;
– книга обліку наказів, що стосуються трудових відносин;
– журнал обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (за власним бажанням);
– табелі обліку використання робочого часу, графіки змінності;
– документи, які підтверджують нарахування та виплату заробітної плати;
– договори про повну матеріальну відповідальність;
– договори цивільно-правового характеру, акти виконаних робіт;
– строкові трудові договори з найманими працівниками;
– посадові інструкції;
– трудові договори (в т. ч. контракти);
– графіки відпусток;
– штатні розписи;
– правила внутрішнього трудового розпорядку;
– положення про оплату праці (преміювання тощо);
– документи на проведення медогляду співробітників (за необхідності).
ФОП може створювати накази в довільній формі, але із зазначенням обов’язкових реквізитів, або брати за основу чи використовувати повністю зразки, затверджені Держкомстатом: типові форми наказу про прийняття на роботу (№ П-1), надання відпустки (№ П-3), звільнення (№ П-4), табеля обліку робочого часу (№ П-5) та розрахункової відомості (№ П-6 та № П-7).
